Делопроизводство в военных комиссариатах регулируется Приказом Министра обороны Российской Федерации от 04 апреля 2017 г. № 170, которым утверждена «Инструкция по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации» (197 стр., 9 МБ).
Документ определяет единые правила приёма, учета, оформления, хранения и передачи служебной документации, а также порядок использования электронных сервисов и защиты информации.
Основные положения
- Правовая база — приказ № 170, вступивший в силу 26 мая 2017 г.
- Область применения, все военные комиссариаты, отделы и службы Минобороны РФ.
- Формы документов — строго регламентированные бланки и форматы (бумажные и электронные).
- Контроль — осуществляется Управлением делами Минобороны и территориальными инспекциями.
Этапы делопроизводства
2.1 Приём и первичная обработка
- Регистрация входящих документов в журнале регистрации № 1.
- Присвоение уникального номера и штрих-кода (если используется АС «Дело-М»).
- Отметка даты и времени получения, подпись ответственного лица.
2.2 Электронный документооборот
- Использование Единой системы документооборота (ЕСД) и ГосСОПКА-КМ.
- Для работы с Gmail/Календарём/Диском рекомендованы корпоративные аккаунты Google Workspace с двухфакторной аутентификацией (Google Authenticator).
- Хранение файлов в защищённой облачной среде, разграничение доступа по уровням допуска.
2.3 Оформление и изготовление
- Шаблоны документов хранятся в Google Документах с фиксированными стилями.
- Для массовых рассылок применяются сценарии в Google Apps Script (см. официальный справочный центр Google).
2.4 Отправка и доведение
- Документы направляются через почтовую связь войск (ПСВ) или защищённые каналы связи;
- Для уведомлений можно использовать Google Classroom (для учебных групп) или рассылки Gmail с отчётами о доставке.
2.5 Хранение и архив
- Бумажные дела — в сейфах и металлических шкафах категории «КО-1».
- Электронные — на защищённых серверах Минобороны с резервным копированием.
- Сроки хранения: постоянные (ПП), свыше 10 лет (ДС), до 10 лет (ДД);
Практические советы по работе с Google-инструментами
3.1 Создание корпоративного аккаунта
- Откройте страницу accounts.google.com.
- Выберите «Создать аккаунт → Для компании».
- Активируйте двухэтапную аутентификацию через Google Authenticator.
3.2 Управление файлами cookie в Chrome
- Откройте chrome://settings/cookies.
- Добавьте исключения для доменов .mil.ru и .gov.ru.
3.3 Расширения для работы
- DocuSign, для ЭЦП документов.
- Office Editing for Docs, Sheets & Slides — совместимость с MS Office.
Контакты для обращений
4.1 Центральные органы
- Управление делами Минобороны РФ
Адрес: 119019, г. Москва, ул. Знаменка, 19
Телефон: +7 (495) -98-30-00
Эл. почта: ud@mil.ru - Главный центр информационно-аналитического обеспечения (ГЦИАО)
Телефон горячей линии ЕСД: ###-###-#### (круглосуточно)
4.2 Региональные военные комиссариаты
- Контакты территориальных комиссариатов доступны на официальном портале Минобороны:
https://voenkomat.mil.ru - Обратная связь через форму «Приём обращений граждан» — раздел «Госуслуги».
4.3 Техническая поддержка Google Workspace (корпоративная)
- Справочный центр Google: support.google.com
- Google Workspace Admin Console: admin.google.com
- Телефон для партнёров РФ: ###-###-#### (ПН-ПТ, 09:00-18:00 МСК)
Соблюдение Инструкции № 170 и грамотное использование цифровых инструментов позволяют военным комиссариатам обеспечивать бесперебойность, конфиденциальность и быстроту документооборота. При возникновении вопросов обращайтесь в указанные контактные центры или воспользуйтесь официальными справочными ресурсами Google.