Все документы‚ сформированные военными комиссариатами Ростовской области‚ после истечения установленных сроков хранения передаются в Государственный архив Ростовской области (ГАРО). Ниже приведены подробные контакты‚ адрес‚ режим работы‚ а также список документов‚ которые сдаются в архив‚ и инструкция‚ как подготовить их к передаче.

Основной адрес архива

• Название: Государственный архив Ростовской области (ГАРО)
• Адрес: 344000‚ г. Ростов-на-Дону‚ ул. Социалистическая‚ 112
• Почтовый индекс: 344000
• Телефон приёмной: +7 (863) -40-36-16
• E-mail: garo@donland.ru
• Официальный сайт: https://www.donland.ru

Режим работы архива

• Понедельник–Четверг: 8:30 – 17:30
• Пятница: 8:30 – 16:15
• Перерыв на обед: 12:00 – 12:45
• Суббота‚ Воскресенье: выходные

График приёма документов от военкоматов

Архив осуществляет приём документов по предварительной договорённости. Запись ведётся по телефону +7 (863) -40-36-16 или по электронной почте (см. выше).

Чаще всего приём происходит:

1. Первая и третья пятница каждого месяца — с 14:00 до 16:00;
2. Индивидуальные договорённые часы — по согласованию с отделом комплектования ГАРО.

Какие документы сдают в архив

Военные комиссариаты передают в ГАРО следующие категории документов:

• Личные дела призывников и военнообязанных (по 75 лет с даты рождения);
• Книги воинского учёта (по 75 лет с даты последней записи);
• Карточки учёта организации (форма 18) и приложенные к ним сводные списки;
• Отчётные формы по воинскому учёту (ежегодные отчёты до 1 ноября);
• Военные билета и приписные свидетельства‚ выбывшие из обращения (по 75 лет);
• Ветеранские удостоверения‚ ставшие историко-справочными;
• Внутренние приказы и распоряжения комиссариата (по 15 лет).

Сроки передачи

До 31 декабря 2025 года военные комиссариаты обязаны утвердить план работы по воинскому учёту и приказы на 2026 год‚ а также сформировать и сдать в ГАРО документы‚ срок хранения которых истёк в 2025 году.

Пошаговая инструкция по подготовке документов к сдаче в архив

1. Уточните сроки хранения:
   Проверьте по Перечню типовых документов‚ сколько лет должен храниться каждый вид документа.
2. Сформируйте описи:
   Составьте опись документов по форме‚ утверждённой Федеральным архивным агентством. Опись должна включать: номер дела‚ заголовок‚ даты‚ количество листов‚ отметку о сроке хранения.
3. Упакуйте дела:
   Используйте картонные коробки формата 75×55×10 см. На коробке укажите номер фонда‚ номер описи‚ номера дел и крайние даты.
4. Заключите акт о выделении к уничтожению дубликатов:
   При наличии дубликатов составьте акт и уничтожьте их в установленном порядке.
5. Согласуйте передачу:
   Отправьте скан-копию описи на e-mail ГАРО (garo@donland.ru) и дождитесь подтверждения даты/времени приёма.
6. Передайте дела:
   В назначенный день представьте оригиналы описей и подписанные акты приёма-передачи в приёмную архива (по адресу: ул. Социалистическая‚ 112).

Дополнительные контакты для справок

Часто задаваемые вопросы

Как узнать‚ передал ли мой военкомат моё личное дело в архив?

Обратитесь в читальный зал ГАРО через сайт или по телефону‚ предоставив ФИО‚ дату рождения и номер военного билета. Сотрудники проверят наличие дела и выдадите справку.

Можно ли получить копию военного билета‚ если оригинал утерян?

Да. Закажите копию в читальном зале ГАРО. Потребуется паспорт и заявление. Срок изготовления копии — до 10 рабочих дней.

Нужно ли нотариально заверять описи?

Нет‚ нотариальное заверение не требуется. Достаточно подписи руководителя военного комиссариата и печати.

Полезные ссылки и файлы для скачивания

• Перечень типовых документов (Excel)
• Бланк опись документов (Word)
• Акт приёма-передачи (Word)
• Список военкоматов Ростовской области с индексами и телефонами (PDF)