Комиссование топлива, это процедура официального освидетельствования и подтверждения фактического расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ) специально созданной комиссией. Она применяется как в транспортных, так и в производственных организациях для контроля норм расхода топлива, выявления перерасходов, списания ГСМ в бухгалтерии и снижения налоговых рисков.
Цели комиссования топлива
- Контроль соблюдения норм расхода топлива.
- Выявление фактического перерасхода или экономии;
- Документальное подтверждение списания ГСМ в учете.
- Снижение рисков претензий со стороны налоговых органов.
- Определение технического состояния транспорта/техники.
Когда проводится комиссование
Комиссия собирается в следующих случаях:
- При ежемесячном списании ГСМ по путевым листам.
- При выявлении расхождения между фактическим и нормативным расходом более 5–10 % (зависит от внутренних правил компании).
- По требованию бухгалтерии перед закрытием отчетного периода;
- При продаже или списании транспортного средства.
- По инициативе руководства или внешнего аудита.
Состав комиссии и порядок проведения
3.1 Состав комиссии
- Председатель — заместитель руководителя или главный инженер.
- Члены комиссии — механик, водитель, представитель бухгалтерии, сотрудник отдела снабжения (по необходимости).
3.2 Пошаговая процедура
- Приказ руководителя о создании комиссии (указываются ФИО, должности, сроки).
- Осмотр транспортного средства и проверка наличия/состояния средств измерения (одометр, спидометр, датчики уровня топлива).
- Контрольный замер:
- в пустой бак заливается точное количество топлива (например, 10 л);
- фиксируется пробег до полного израсходования залитого объема;
- рассчитывается фактический расход (л/100 км).
- Сверка с нормативом: сравнение фактического расхода с утвержденной нормой.
- Оформление акта: фиксируются причины отклонения (техническая неисправность, дорожные условия, перегруз и т.д.).
- Подписание документа всеми членами комиссии и утверждение руководителем.
Документы, которые оформляет комиссия
- Акт контрольного замера расхода топлива (форма свободная, но обязательно: дата, номер ТС, ФИО водителя, норма, факт, отклонение, причины).
- Акт списания ГСМ (если фактический расход выше нормы и топливо подлежит списанию);
- Путевые листы с отметками о пробеге и выданном топливе.
Пример формулировки в акте
«Комиссия в составе: председатель — Иванов И.И., главный инженер; члены — Петров П.П., механик, Сидорова С.С., бухгалтер; провела контрольный замер расхода дизельного топлива на автомобиле КамАЗ 65115, гос. номер А123ВС 77. Залито 20 л, фактический расход составил 38 л/100 км при норме 30 л/100 км. Перерасход 8 л (20 %) вызван неисправностью форсунок. Рекомендовать ремонт и списание перерасхода на счет 92 «Общепроизводственные расходы». Подписи: …»
Отражение в бухгалтерии
- Приход ГСМ: Дт 10.3 «Топливо» Кт 60, 71.
- Списание по акту: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10.3.
- Учет НДС: Дт 19 Кт 60 (при наличии счета-фактуры/кассового чека).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Как исправить |
|---|---|
| Отсутствие приказа о комиссии | Оформляется заранее, до начала процедуры. |
| Нет подписи водителя | Водитель обязательно присутствует и расписывается в акте. |
| Акт составлен «задним числом» | Фиксируем реальную дату замера и подписания. |
| Не указаны причины перерасхода | Детализируем: «из-за пробки на МКАД, длительного прогрева двигателя». |
Контакты для обращений
- Федеральная налоговая служба (ФНС России)
Официальный сайт: www.nalog.gov.ru
Контакт-центр: ###-###-#### - Ространснадзор
Тел.: +7 (495) -26-10-10
E-mail: info@ros-transport.ru - «1С: Консультант» — поддержка по учету ГСМ
Тел.: ###-###-####
Онлайн-чат: its.1c.ru - Региональные Ассоциации транспортников
Найдите местное отделение на сайте www.asmap.ru - Юридические компании и бухгалтерские аутсорсеры
Пример: «Бизнес-Сервис», тел. +7 (495) -87-44-44