Самое главное помнить, что правила оформления и количество копий документов регламентированы Приказом Минобороны РФ № 294н от г. и последующими инструкциями (Приложение 23 к Инструкции 700). Нарушение этих требований может привести к штрафам, задержкам в учете и дополнительным проверкам.
Правовая база
Согласно нормативным документам, сведения о военнообязанных работниках организаций подлежат ежегодной сверке с военными комиссиями (военкоматами) или с органами местного самоуправления, если в регионе нет военкомата. Основные положения:
- Списки подготавливаются в двух экземплярах (иногда в трех – если требуеться возврат с отметкой).
- Один экземпляр направляется в военкомат (или в соответствующий орган местного самоуправления) заказным письмом с описью вложения.
- Второй экземпляр хранится в организации не менее одного года и содержит регистрационный номер и дату отправки.
- При необходимости организации могут подготовить третий экземпляр, который сразу остаётся в архиве компании.
Сколько экземпляров отправлять?
В практике большинства компаний рекомендуется следующий набор:
- Два экземпляра списка (форма Ф‑10, приложение 23 к Инструкции 700).
– Первый отправляется в военкомат.
– Второй остаётся в компании с отметкой о дате и номере отправления. - Третий экземпляр (необязательно). Если требуется возврат подписанного списка от военкомата, часто используют третий лист, который хранится в архиве вместе с подтверждением отправки (квитанция, уведомление о вручении).
Если в вашем регионе нет военного комиссариата, список направляется в орган местного самоуправления, который ведёт первичный воинский учёт.
Пошаговая инструкция по подготовке и отправке списков
Шаг 1. Сбор данных
- Сформировать актуальный перечень всех работников, подлежащих воинскому учёту (все категории: призывники, резервисты, военнослужащие, лица, освобожденные от службы).
- Заполнить форму Ф‑10 (приложение 23) в соответствии с инструкцией: ФИО, дата рождения, паспортные данные, воинское звание, статус (служба, запас, освобождённый и т.д.).
- Проверить правильность заполнения полей: отсутствие пробелов, корректные даты, подписи ответственных лиц.
Шаг 2. Печать в двух (или трёх) экземплярах
- Распечатать список в двух экземплярах одинакового содержания.
- На каждый экземпляр проставить рег. номер и дату отправки (например, «Рег. № 2026‑03‑001 от »).
- Подписать каждый лист ответственным за кадровый учёт (инициалы, фамилия, должность).
Шаг 3. Оформление сопроводительного письма
Сопроводительное письмо должно включать:
- Наименование организации, ИНН, ОГРН.
- Контактное лицо (ФИО, должность, телефон, e‑mail).
- Краткое описание отправляемых документов (список Ф‑10 в двух экземплярах, квитанция Почты России).
- Просьбу поставить отметку о проведённой сверке и вернуть один экземпляр с подписью.
Шаг 4. Отправка в военкомат
- Упаковать первый экземпляр списка и сопроводительное письмо в конверт.
- Отправить заказным письмом с описью вложения (укажите «Список для сверки воинского учёта, 2 экземпляра»).
- Сохранить квитанцию и трек‑номер отправления.
Шаг 5. Хранение второго экземпляра
- Внести в реестр организации сведения о дате отправки и рег. номере.
- Хранить второй экземпляр в архиве кадровой службы в течение минимум 12 мес. после даты отправки.
- При получении возвращённого экземпляра от военкомата разместить отметку о сверке (дата, подпись, печать).
Сроки проведения сверки
Согласно текущим требованиям, ежегодная сверка осуществляется в течение трёх месяцев после окончания финансового года (обычно до 31 март следующего года). При невозможности выполнить в срок необходимо подать запрос о продлении в военкомат.
Частые ошибки и как их избежать
- Недостаточное количество копий. Всегда готовьте минимум два экземпляра; третий – по необходимости.
- Отсутствие рег. номера и даты. Без этих данных список может быть отклонён.
- Отправка без квитанции. Квитанция и/или уведомление о вручении обязательны для подтверждения факта отправки.
- Неправильный адрес получателя. Уточняйте актуальный адрес военкомата (можно проверить на официальном портале МВД РФ).
- Отсутствие подписи ответственного лица. ФИО, должность и подпись требуются в каждом экземпляре.
Контакты для обращений
Если при подготовке или отправке возникли вопросы, вы можете обратиться в следующие органы:
- Военный комиссариат по месту нахождения организации
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
Email: voenkomat@example.com
Адрес: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, офис 5 - Отдел кадровой службы Министерства обороны РФ (консультационный центр)
Тел.: +7 (495) -23‑45‑68
Email: kadry.mil.ru
Сайт: https://mil.ru - Госуслуги – портал «Воинский учет»
Ссылка: https://voenkomat.gosuslugi.ru
Онлайн‑чат поддержки (работает 24/7). - Региональный орган местного самоуправления (если в регионе нет военкомата)
Тел.: +7 (495) -23‑45‑70
Email: voenkomat-reg@example.com
Для успешной сверки с военкоматами необходимо строго соблюдать количество экземпляров и порядок их оформления. Самый надёжный подход – готовить два одинаковых списка (второй хранить в архиве) и, при необходимости, третий возвращаемый экземпляр с отметкой о сверке.
Очень важно, чтобы ответ был на русском языке. Соблюдая указанные выше шаги, вы избежите типичных проблем и обеспечите корректный учёт ваших сотрудников в системе воинского учёта.
Дата публикации: г.