Самое главное помнить, что трудовая книжка — это государственный документ, подтверждающий трудовой стаж, и её хранит и передаёт только работодатель. При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в тот же день или предоставить сведения о трудовой деятельности.
Очень важно обеспечить юридическую чистоту процедуры отправки, чтобы в дальнейшем не возникло споров о праве собственности на документ и о выполнении обязательств работодателя.
Правовая база
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку.
- Статья 84.1 ТК РФ – если работник не может получить книжку в день увольнения, он может потребовать её отправки по почте.
- Приказ Минтруда России от № 713н – регламентирует форму сведений о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) и порядок их выдачи.
- Постановление Правительства РФ № 264 от – допускает отправку документов заказным письмом с уведомлением о вручении.
Возможные способы доставки трудовой книжки
Обычная почтовая пересылка (заказное письмо)
Это наиболее распространённый и юридически безопасный способ. Требуется:
- Получить письменное согласие работника (заявление).
- Оформить отправление заказным письмом с опцией «уведомление о вручении».
- Сохранить копию сопроводительного письма и почтовый штемпель в качестве доказательства.
Курьерская служба (СДЭК, Boxberry, DHL и др.)
Отправка курьером допускается только при наличии явного согласия работника и письменного уведомления о том, что документ будет передан курьеру. Законодательством это не запрещено, но:
- Ответственность за сохранность документа переходит к курьерской компании, а не к работодателю.
- Рекомендуется использовать услугу «доставка с подписью получателя» и сохранять электронный акт приёма‑передачи.
- Необходимо оформить согласие работника на отправку курьерской службой (см. образец ниже).
Электронная копия + оригинал в архиве
В некоторых случаях (например, при невозможности физической доставки) работодатель может выдать работнику только электронную копию, а оригинал хранить в архиве организации. Однако это не заменяет обязанность выдать оригинал, если иное не согласовано.
Как оформить заявление работника на отправку трудовой книжки
Заявление должно быть подписано работником, датировано и содержать:
Заявление Я, ФИО полностью, прошу выслать мою трудовую книжку по почте (или курьерской службой) на следующий адрес: Адрес получателя (улица, дом, квартира, город, индекс) Также прошу подтвердить отправку документом с подписью получателя. Подпись: _____________
Порядок действий работодателя
- Получить от работника заявление и согласие на выбранный способ доставки.
- Составить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (если заявка получена после увольнения).
- Внести отметку в журнал учёта трудовых книжек о выдаче или отправке.
- Подготовить документ (трудовую книжку) к отправке, заверив её печатью организации.
- Отправить выбранным способом, получив подтверждение (почтовый штемпель, акт доставки курьера).
- Сохранить копии всех документов (заявление, уведомление, акт доставки) в течение минимум 5 лет.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника?
Нет. Согласно ст. 84.1 ТК РФ, без письменного согласия работодателю запрещено направлять трудовую книжку по почте или курьером.
Что делать, если работник отказывается от получения книжки?
Работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности в форме СТД‑Р и хранить оригинал книжки в архиве до востребования. При отказе необходимо оформить акт отказа и подписать его обеими сторонами.
Кто несёт ответственность, если книжка потерялась в пути?
При отправке заказным письмом ответственность несёт почтовая служба до момента вручения. При курьерской доставке – курьерская компания, однако работодатель должен доказать, что он выполнил все требования законодательства (заявление, согласие, подтверждение доставки).
Образцы документов
- Заявление работника на отправку трудовой книжки (PDF)
- Уведомление работодателя о необходимости выдачи/отправки (DOCX)
- Согласие на отправку курьерской службой (DOCX)
Контакты для обращений
Если у вас возникли споры или вопросы по поводу выдачи и отправки трудовой книжки, вы можете обратиться в следующие органы:
- Госуслуги – отдел «Трудовые отношения»
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
Электронная почта: trud@gosuslugi.ru - Прокуратура РФ (отдел по защите прав работников)
Тел.: +7 (495) -23‑45‑68
Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7 - Трудовая инспекция по г. Москве
Тел.: +7 (495) -23‑45‑69
Электронная почта: inspektor@moscow.torg.gov.ru - Государственная служба занятости (центр занятости населения)
Тел.: +7 (495) -23‑45‑70
Сайт: gtz.gov.ru
Отправка трудовой книжки курьерской службой при увольнении разрешена при условии наличия:
- Письменного согласия работника;
- Оформленного заявления и уведомления от работодателя;
- Документального подтверждения доставки (подпись получателя, акт курьера).
Соблюдая указанные требования, работодатель защищает себя от претензий, а работник получает документ в удобный для него способ.
Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и может изменяться в соответствии с новыми нормативными актами.