Важно: согласно Федеральному закону от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», все организации обязаны вести воинский учет в отношении своих сотрудников-мужчин в возрасте от 18 до 27 лет (а также старше 27 лет, если они числятся в запасе).
Наличие военного билета у работника, обязательное условие для соответствующего оформления трудовых отношений. Что же делать, если у кандидата или уже действующего сотрудника этот документ отсутствует? Ниже — подробная инструкция.
Проверка при приёме на работу
На этапе оформления работодатель обязан запросить у кандидата военный билет (или справку из военкомата) и проверить:
- наличие отметки о прохождении военной службы;
- освобождение от службы по основаниям, предусмотренным законом;
- временное освобождение или отсрочку.
Если военного билета нет:
- Запрашиваем справку из военкомата по месту регистрации (форма № 32 или № 31).
- Уточняем причину отсутствия билета:
- утрата/хищение;
- призывной возраст, но отсутствие освобождения;
- отсрочка по учёбе или медицинским показаниям;
- уклонение от призыва.
- Вносим данные в личную карточку воинского учёта (форма Т-2).
Действия при отсутствии военного билета у действующего сотрудника
Если сотрудник уже работает, но вдруг «потерял» или «забыл» предъявить военный билет, алгоритм следующий:
Шаг 1. Уведомление сотрудника
Работодатель в письменной форме требует предоставить военный билет в течение 10 рабочих дней.
Шаг 2. Запрос в военкомат
Если сотрудник не предоставляет документ, HR-служба направляет официальный запрос в районный военный комиссариат по форме № 8.
Шаг 3. Ожидание ответа
Обычно военкомат отвечает в течение 30 календарных дней. Возможны три основных исхода:
- Военный билет выдан: сотрудник обязан предоставить оригинал.
- Дано заключение об освобождении/отсрочке: вносим сведения в воинский учёт.
- Сотрудник числится «уклонистом»: работодатель обязан сообщить об этом в военкомат и предпринять меры по прекращению трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ).
Ответственность работодателя
Неведение воинского учёта грозит:
- административный штраф на должностных лиц, от 500 до 1 000 руб.;
- административный штраф на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
- внеплановую проверку со стороны военкомата и прокуратуры.
Как оформить временное отсутствие билета
Если документ действительно утерян, сотрудник должен:
- Подать заявление о выдаче дубликата в военкомат (форма № 7).
- Сдать фотографии 3×4 см (2 шт.).
- Получить временное удостоверение личности военнослужащего (форма № 9).
Важно: временное удостоверение действует 30 дней и может быть продлено ещё на 30 дней; В этот период сотрудника можно временно принять на работу, но обязательно указать в приказе: «Приём на работу с временным удостоверением военнослужащего».
Практические советы HR-специалисту
- Делайте ксерокопию военного билета и храните в личном деле не менее 5 лет после увольнения.
- Проверяйте сроки отсрочек минимум раз в квартал.
- Используйте электронный воинский учёт (ЭВУ) — он ускоряет обмен данными с военкоматами.
- Не принимайте на работу без документов призывного возраста без подтверждения освобождения — это прямой риск.
Контакты для обращений
Если нужна помощь:
- Федеральная служба по труду и занятости (Роструд): онлайнинспекция.рф
- Горячая линия Роструда: ###-###-#### (звонок бесплатный)
- Министерство обороны РФ (горячая линия по воинскому учёту): ###-###-####
- Районный военный комиссариат: уточняется по месту регистрации сотрудника