Содержание

1. Зачем нужна папка переписки с военкоматом
2. Обязательные виды документов (с образцами и бланками)
3. Как оформить и вести папку: пошаговая инструкция
4. Журнал учета исходящих/входящих документов
5. Ответственность и штрафы за нарушения
6. Цифровой формат: электронный обмен с военкоматом
7. Контакты для оперативных обращений

Зачем нужна папка переписки с военкоматом

Каждая организация‚ где трудятся военнообязанные или призывники‚ обязана вести воинский учёт и оперативно взаимодействовать с военным комиссариатом по месту нахождения. Для этого создаётся отдельная папка № 5 «Переписка с военкоматом»‚ в которой хранятся:

• исходящие и входящие письма;
• уведомления о приёме/увольнении;
• листки сообщения об изменении личных данных;
• корешки листков сообщений с отметкой военкомата;
• ежеквартальные и годовые отчёты;
• сопроводительные письма при смене юридического адреса.

Обязательные виды документов (с образцами и бланками)

Листок сообщения об изменении сведений

Заполняется‚ если у сотрудника изменились:

• фамилия‚ имя‚ отчество;
• дата и место рождения;
• адрес регистрации или фактического проживания;
• состав семьи;
• сведения о здоровье или образовании.

Образец заполнения:

┌---------------------------------------------------------------┐
│ ЛИСТОК СООБЩЕНИЯ об изменении сведений │
│ о гражданах‚ состоящих на воинском учёте │
│ │
│ 1. ФИО: Иванов Иван Иванович │
│ 2. Дата рождения: │
│ 3. Адрес (новый): 123456‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ кв. 5 │
│ 4. Документ-основание: паспорт 77 77 1234567 от │
│ 5. Наименование организации: ООО «Ромашка» │
│ 6. Дата сообщения: │
└---------------------------------------------------------------┘

Корешок листка отрывается‚ подписывается сотрудником и возвращается в организацию с отметкой военкомата «принято».

Уведомление о приёме на работу военнообязанного

Срок подачи — в течение 5 рабочих дней с даты приказа о приёме (п. 32 Положения 719).

Форма: Форма 6 (утв. Постановлением Правительства РФ от № 719).

Уведомление об увольнении

Аналогично Форме 6‚ но с указанием даты увольнения и причины.

Сопроводительное письмо к годовой сверке

Уголовой штамп ООО «Ромашка»
Военному комиссару Центрального района
г. Москвы

Сопроводительное письмо
к сведениям воинского учёта за 2025 год

 Направляем актуализированные сведения о 15 военнообязанных.
Приложения:
Список (Форма 1) – 1 лист;
Карточки граждан (Форма 10) – 15 экз.;
Листки сообщения – 2 экз.

С уважением‚ ______________/Петрова И.И./

Как оформить и вести папку: пошаговая инструкция

Шаг 1. Создайте структуру папки

• Раздел 1. Исходящие документы (копии писем‚ листков сообщения).
• Раздел 2. Входящие документы (уведомления‚ корешки‚ ответы военкомата).
• Раздел 3. Отчётность (квартальные‚ годовые‚ сверки).

Шаг 2. Нумерация и опись

Каждый документ пронумеруйте‚ заведите опись на последнем листе папки:

№ п/п | Дата | Наименование документа | Кол-во листов | Примечание
1 | | Листок сообщения Иванова И.И. | 1 | Корешок получен 
2 | | Форма 6 – приём Петрова С.С. | 1 | -

Шаг 3. Сроки хранения

Не менее 5 лет со дня окончания календарного года‚ в котором документ был составлен (п. 657 Приказа Минкультуры от № 822).

Журнал учета исходящих/входящих документов

Рекомендуем использовать журнал формата А4 с колонками:

• дата регистрации;
• номер исходящего;
• наименование документа;
• военкомат-получатель;
• дата и способ отправки (лично‚ почта‚ электронная подпись);
• отметка о получении корешка.

Ответственность и штрафы

Цифровой формат: электронный обмен с военкоматом

Начиная с 1С:ЗУП 3.1.34.173 реализован экспорт в формате CSV для передачи через «Электронный обмен с военкоматами». Алгоритм:

1. В карточке сотрудника создать «Листок сообщения».
2. Убедиться‚ что флажок «Корешок листка получен» снят.
3. Отчёт → Сведения об изменениях для военкомата → экспорт CSV.
4. Загрузить файл через сервис военкомата (например‚ «Госуслуги – Военкомат Онлайн»).

Контакты для оперативных обращений

• ФНС/РЭО: ###-###-#### (единая линия для юрлиц)
• Минобороны РФ: https://voenkomat.mil.ru
• Госуслуги – Воинский учёт: gosuslugi.ru/voenkomat
• Круглосуточная горячая линия 1С: ###-###-####