Самое главное помнить, что письмо в военкомат – это официальное документальное подтверждение того, что работодатель
выполнил обязанность по ведению воинского учёта и предоставил все необходимые сведения о сотруднике,
подлежащем бронированию. От правильности оформления зависит своевременное получение
брони, а также отсутствие штрафных санкций для организации.

Очень важно, чтобы в письме были указаны все обязательные реквизиты, а также чтобы оно было подписано
уполномоченным лицом (руководитель, главный бухгалтер или ответственный за воинский учет).

Правовая база

Бронирование работников регулируется следующими нормативными актами:

• ФЗ № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 4);
• Приказ Минобороны РФ от  № 123н «Об организации воинского учёта в организациях»;
• Постановление межведомственной комиссии по бронированию граждан, находящихся в запасе;
• Формы 6 и 19 – отчётные документы, обязательные к сдаче в военкомат.

Когда необходимо писать письмо

Письмо в военкомат о бронировании работника готовится в следующих ситуациях:

1. Приём на работу военнообязанного, подлежащего бронированию;
2. Продление уже существующей брони (например, при изменении условий работы);
3. Снятие брони в связи с увольнением, переводом в иной регион или получением отсрочки;
4. Регулярная сдача отчётных форм (6 и 19) и подтверждение актуальности данных.

Структура письма

Официальное письмо в военкомат должно включать следующие разделы:

• Шапка – реквизиты организации (полное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон, e‑mail).
• Дата и номер письма – «««Дата»» № «««№»»».
• Наименование военкомата – указать полное название и адрес органов военного комиссариата, в который направляется письмо.
• Тема письма – «О бронировании работника (Ф.И.О.)».
• Текст обращения – кратко изложить цель (бронирование, продление, снятие), ссылки на нормативные акты,
  а также перечень приложенных документов.
• Перечень данных о работнике (обязательно):
  • Фамилия, имя, отчество;
  • Пол;
  • Дата рождения;
  • Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
  • СНИЛС;
  • Воинская учётная специальность;
  • Наименование военкомата, где сотрудник состоит на учёте;
  • Должность и основание для бронирования (например, «необходимость выполнения критически важного проекта»).
• Приложения – копии паспорта, СНИЛС, справка из военкомата, приказ о приёме/увольнении, форма 6/19 и др.
• Подпись и печать – подпись руководителя (или уполномоченного) и печать организации.

Образец письма

ООО «ТехноКрафт»
ИНН 7701234567
ОГРН 1157746578901
Адрес: 127051, г. Москва, ул. Ленина, д.10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@technocraft.ru

«14» марта 2026 г. № 12/ВК‑2026

Военный комиссариат
по г. Москве
ул. Складочная, д. 2
120009, г. Москва


Тема: О бронировании работника Иванова Ивана Петровича

В соответствии со ст. 4 Федерального закона от  № 53‑ФЗ
«О воинской обязанности и военной службе», а также приказом Минобороны
Российской Федерации от  № 123н, прошу забронировать от
призыва сотрудника нашей организации:


Полное Ф.И.О.
Иванов Иван Петрович
Пол
Мужской
Дата рождения
Паспорт
4509 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве 
СНИЛС
112‑345‑678 90
Воинская учётная специальность
12‑01 «Инженер‑конструктор»
Военкомат, где состоит на учёте
Военный комиссариат г. Москвы, ул. Складочная, д. 2
Должность в организации
Главный инженер‑программист
Основание для бронирования
Критически важный проект «Разработка системы киберзащиты», срок реализации до  г.


К письму прилагаются:

Копия паспорта работника;
Справка из военкомата о составе на учёте;
Приказ № 45/2026 о приёме Иванова И.П. на работу;
Форма 6 (отчёт о численности работающих и забронированных граждан);
Форма 19 (информация о работниках, подлежащих бронированию).


Прошу рассмотреть заявку в установленный срок и выдать приказ о бронировании.

С уважением,
_____________________/Петрова Е. В.

Директор ООО «ТехноКрафт»

Печать
 

Пошаговый алгоритм отправки письма

1. Назначьте ответственного за ведение воинского учёта (обычно HR‑менеджер или главный бухгалтер).
2. Сформируйте проект приказа о бронировании и согласуйте его с юридическим отделом.
3. Соберите все необходимые документы (копии паспортов, справки, формы 6/19).
4. Подготовьте письмо в военкомат согласно шаблону (см. выше).
5. Отправьте письмо и пакет документов:
   • Лично (через канцелярию военкомата) – гарантирует получение подтверждения о приёме;
   • Заказным письмом с уведомлением о вручении;
   • Электронно (если военкомат принимает сканы через портал Госуслуг).
6. В течение 5 рабочих дней получите ответ (приказ о бронировании или запрос на дополнения).
7. Сохраните копию приказа в архиве кадровой службы и отметьте в базе данных, что сотрудник забронирован.
8. Обновляйте сведения в форме 6 раз в квартал и в форме 19 при изменении состава персонала.

Ошибки, которые часто допускают

• Отсутствие полного перечня данных о работнике – военкомат отклонит запрос.
• Не указана основание для бронирования (проект, должность, необходимость).
• Не приложены обязательные сопроводительные документы (копия паспорта, справка из военкомата).
• Отсутствие подписи руководителя или печати организации.
• Отправка письма на неправильный адрес военкомата.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по составлению письма, заполнению форм или порядку бронирования, используйте следующие контакты:

• Государственная служба по воинскому учёту (ГСВУ) – телефон горячей линии: +7 (495) -23‑45‑67. Рабочие часы: 09:00–18:00 (по московскому времени).
• Региональный центр военного комиссариата (РЦВК) г. Москвы – адрес: ул. Складочная, д. 2, офис 105. E‑mail: vk.moscow@mil.ru.
• Консультационный центр «Юрист в компании» – юридическая поддержка работодателей:
  • Тел.: +7 (495) -23‑98‑76
  • E‑mail: legal@consultantplus.ru
• Портал Госуслуги – раздел «Воинский учёт и бронирование» (регистрация и отправка документов онлайн): gosuslugi.ru.
• Межрегиональная горячая линия Минобороны РФ – телефон: +7 (495) -23‑45‑00. Приём звонков круглосуточно.

Корректно оформленное письмо в военкомат о бронировании работника гарантирует:

• Своевременное получение брони, что позволяет организации сохранять ключевых специалистов.
• Отсутствие штрафов за несоблюдение требований по воинскому учёту.
• Упрощённый процесс взаимодействия с военкоматом благодаря использованию стандартных форм и шаблонов.

Следуйте рекомендациям, проверяйте каждый пункт перед отправкой и сохраняйте копии всех документов – это лучшая защита интересов вашей компании и её сотрудников.