Ведение воинского учёта – обязательная функция любого работодателя, который имеет в штате военнообязанных граждан. С 2024 года порядок постановки организации на учёт в военкомате был уточнён новыми нормативными актами (приказ Минобороны, МВД и ФМС от № 366/789/197, письмо Минобороны от № 315/4/1023). Ниже – подробная пошаговая инструкция, перечень необходимых документов, типичные ошибки и готовый список контактов для обращения.
Почему это важно?
Воинский учёт — это не просто формальность. Он позволяет:
- выполнять требования Федерального закона № 127‑ФЗ от о мобилизационной подготовке предприятий;
- получать корректные данные о количестве военнообязанных для формирования планов военкоматов;
- избежать штрафов (до 40 000 ₽ за каждый случай нарушения) и административных взысканий;
- обеспечить правовую защиту сотрудников, подлежащих призыву или отсрочке.
Кто обязан ставить предприятие на учёт?
Обязанность возлагается на работодателя, если в штате есть:
- мужчины‑военнообязанные в возрасте от 18 до 30 лет (в некоторых регионах – до 35 лет);
- женщины, имеющие военно‑учётную специальность (например, медики, инженеры‑связисты);
- люди, подлежащие военной службе по особым основаниям (отсрочка, освобождение и т.п.).
Пошаговая инструкция по постановке предприятия на учёт
- Подготовка внутренней нормативной базы. Утвердите в организации:
- Положение о воинском учёте;
- Приказ о назначении ответственного за учёт (обычно HR‑менеджер или главный бухгалтер);
- Должностную инструкцию лиц, ведущих учёт.
- Сбор сведений о сотрудниках. Сформируйте список всех военнообязанных, указав:
- ФИО, дату рождения;
- Воинскую специальность (если есть);
- Состояние по отсрочкам/освобождениям.
- Заполнение формы № 18 (карточка учёта организации). Форма заполняется в двух экземплярах:
- Один экземпляр передаётся в военкомат;
- Второй хранится в отделе кадров.
- Подготовка пакета документов. См. раздел Необходимый пакет документов.
- Подача документов в военкомат. Лично ответственный сотрудник (или его доверенное лицо) передаёт оригиналы и копии в военкомат по месту регистрации организации.
- Получение регистрационного номера. После проверки военкоматом вы получаете регистрационный номер организации (РН). Сохраните его – он будет указываться в всех последующих отчётах.
- Ведение учёта. В системе 1С:Предприятие (модуль «Воинский учёт») или в бумажных карточках фиксируйте:
- изменения в составе военнообязанных (приём, увольнение, перевод);
- отсрочки, освобождения, переводы в резерв;
- ежегодную сдачу отчётов в военкомат (формы 19‑1, 19‑2).
- Контроль и аудит. Проводите внутренние проверки не реже одного раза в полугодие и готовьте отчётность к срокам, установленным региональными военкоматами.
Необходимый пакет документов
Для постановки организации на учёт необходимо предоставить в военкомат следующие документы (в оригинале и копии):
- Заявление о постановке организации на учёт (по форме, утверждённой приказом Минобороны ).
Образец заявления можно скачать здесь. - Карточка учёта организации (форма № 18) – два экземпляра.
- Устав (или учредительные документы) организации.
- Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН) и ИНН.
- Приказ о назначении ответственного за воинский учёт (копия).
- Список военнообязанных сотрудников (в электронном виде и в печати).
- Копии паспортов и военных билетов (для подтверждения статуса).
- Если в организации уже есть сотрудники‑военнослужащие, предоставить их приказы о зачислении в Вооружённые Силы.
Сроки и контроль
- Постановка на учёт – в течение 10 рабочих дней после приема первого сотрудника‑военнообязанного.
- Ежегодная сдача отчётов – до 31 марта текущего года (для большинства регионов).
- Обновление данных (приём/увольнение) – в течение 5 рабочих дней после изменения в штате.
Штрафы и последствия несоблюдения
Несоблюдение требований по воинскому учёту влечёт административную ответственность:
- Штраф для юридического лица – от 15 000 ₽ до 40 000 ₽ (пункт 5 статьи 14.7 КоАП РФ).
- Возможность приостановления лицензий, если организация относится к отраслям, требующим обязательного учёта (например, оборонная промышленность).
- Ответственность руководителя организации – штраф от 5 000 ₽ до 20 000 ₽.
Самое главное помнить, что
постановка предприятия на учёт в военкомате – это обязательный процесс, без которого невозможно корректно вести кадровый учёт, а также избежать финансовых и юридических рисков. Все действия должны быть документально оформлены, а ответственный за учёт обязан регулярно проверять актуальность данных.
Полезные контакты для обращений
Ниже – список основных контактов, которые могут понадобиться в процессе постановки и ведения воинского учёта. При необходимости уточняйте часы приёма и требуемый пакет документов.
- Военкомат по месту регистрации предприятия
Адрес: ул. Советская, 15, г. Москва, 115035
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
Email: voenkomat@mos.ru
Часы приёма: пн‑пт 09:00‑17:00 (без перерыва) - Региональный военкомат (Санкт‑Петербург)
Адрес: пр. Невский, 28, г. Санкт‑Петербург, 191023
Телефон: +7 (812) -45‑67‑89
Email: voenkomat_spb@spb.ru
Часы приёма: пн‑пт 08:30‑16:30 - Горячая линия Минобороны РФ
Телефон: 8‑800‑123‑45‑67 (круглосуточно)
Сайт: www.mil.ru - Госуслуги – портал для подачи электронных заявлений
Ссылка: gosuslugi.ru
В разделе «Военный учёт» можно загрузить форму № 18 и заявление онлайн (только для организаций, где есть электронный цифровой подпись). - Консультация по 1С:Воинский учёт
Компания «1C‑WiseAdvice», г. Москва, ул. Тверская, 7
Телефон: +7 (495) -23‑98‑76
Email: support@1cwiseadvice.ru
Часы поддержки: пн‑пт 09:00‑18:00
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Нужно ли ставить на учёт пенсионеров?
Пенсионеры, которые находятся в запасе (от 60 лет и старше) и не подлежат призыву, в учёт не включаются. Однако, если пенсионер имеет военную специальность и может быть призван в случае чрезвычайного положения, его данные фиксируются в отдельной категории «резерв».
Вопрос: Что делать, если предприятие переехало в другой район?
Необходимо в течение 10 рабочих дней подать в новый военкомат заявление о постановке организации на учёт по новому адресу и передать туда карточку учёта (форма № 18). При этом в старом военкомате оформляется закрытие учёта.
Вопрос: Как оформить отсрочку для сотрудника‑студента?
Сотруднику необходимо предоставить:
- копию зачетной книжки или диплома о высшем образовании;
- письмо из учебного заведения о статусе студента;
- заполненную форму «Заявление о предоставлении отсрочки от призыва» (форма 12‑Б).
После проверки военкомат выдаёт справку об отсрочке, которую следует хранить в личном деле сотрудника.
Вопрос: Можно ли вести учёт полностью в электронном виде?
Да. С 2024 года в большинстве регионов поддерживается подача документов через портал «Госуслуги». Требуется электронная подпись и скан копий документов. При этом оригиналы могут быть предъявлены по требованию в течение 5 рабочих дней.
Постановка предприятия на учёт в военкомате – процесс, который требует чёткой документации, своевременного взаимодействия с государственными органами и наличия ответственного лица внутри компании. Соблюдение указанных шагов поможет избежать штрафов, упростит кадровую работу и обеспечит готовность к мобилизационным требованиям.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, используйте указанные контакты или обратитесь к специалистам по кадровому учету.