Любое предприятие или организация, где трудятся военнообязанные, обязана вести воинский учёт. Вместе с этим неизбежно возникает переписка с военкоматами: уведомления, отчёты, запросы, повестки и т.д. Ниже ‒ подробная инструкция-чек-лист, сколько и какие именно документы нужно хранить, с прямыми ссылками на нормативные акты и контактами для уточнений.
Базовое правило
Все документы по воинскому учёту и переписка с военкоматами хранятся не менее 5 лет. Отсчёт ведётся с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства (Постановление Правительства РФ от № 719, п. 36; Приказ Минобороны РФ от № 510; методические письма Росархива).
Полный перечень документов и точные сроки хранения
-
Исходящая и входящая переписка с военкоматами
- Срок: 5 лет
- Что включает: письма, электронные письма, факсы, сканы, акты сверки, уведомления о приём/увольнении, ответы на запросы военкомата.
- Основание: Перечень типовых управленческих документов (утв. Росархивом, 2019 г.), п. 327.
-
Журналы проверок воинского учёта и бронирования
- Срок: 5 лет
- Основание: Приказ Минобороны РФ № 510/2021, п. 5.9.
-
Индивидуальные карточки (личные дела) военнообязанных работников
- Срок: 5 лет после увольнения сотрудника
- Основание: п. 3.1.1 «Перечня типовых документов…» (Росархив, 2019).
-
Повестки, расписки, свидетельства о получении повесток
- Срок: 5 лет
- Основание: Постановление Правительства РФ № 719, п. 36.
-
Отчёты в военкомат (форма 6-ВУ, 14-ВУ, сведения о призыве и т.д.)
- Срок: 5 лет
- Дополнительно: копии отчётов нужно отправлять в течение 5 рабочих дней после составления (Постановление № 719, п. 28).
-
Личные дела призывников (в военкомате)
- Срок: 1 год – если призывник не призван; 75 лет – если призван в армию;
- Как получить копию: через 30 дней после подачи заявления в канцелярию военкомата.
Как правильно организовать хранение
- Формат: можно хранить на бумаге или в электронном виде (PDF, подписанный ЭЦП).
- Место: отдельный сейф или запираемый шкаф, доступ только у ответственного за воинский учёт.
- Учёт: вести журнал учёта документов воинского учёта (форма утв. Минобороны).
- Уничтожение: по истечении 5 лет – акт о выбраковке, согласованный с архивом организации, затем механическое уничтожение (шредер).
Новые штрафы 2025-2026
С 1 января 2025 года за нарушение сроков хранения или утрату документов воинского учёта предусмотрены повышенные штрафы:
- Должностные лица – от 5 000 до 50 000 ₽;
- Юр. лица – от 100 000 до 500 000 ₽;
- Повторное нарушение – до 1 000 000 ₽ (КоАП РФ, ст. 21.4).
Контакты, куда можно обратиться за разъяснениями
| Куда звонить/писать | Телефон / e-mail | Что уточняют |
|---|---|---|
| Единая справочная Главного организационно-мобилизационного управления Генштаба ВС РФ | +7 -95 498-02-22 info@mil.ru | Разъяснения по срокам хранения, формы документов |
| ФГУ «Центральный архив Минобороны России» | +7 -95 693-74-51 archiv@mod.mil.ru | Как правильно оформить акт о выбраковке, образцы форм |
| Контакт-центр КонсультантПлюс (справка по воинскому учёту) | ###-###-#### www.consultant.ru | Свежие разъяснения, типовые ситуации, образцы договоров |
| Росархив – Государственная инспекция архивного дела | +7 -95 987-99-19 help@rosarchiv.ru | Проверки, штрафы, методические рекомендации |
| Горячая линия «ФНС-Труд» (вопросы бронирования и воинского учёта) | ###-###-#### | Как учесть документы в бухгалтерии, примеры проводок |
Чек-лист для бухгалтера и кадровика
- Раз в год (лучше – 1 января) проводите инвентаризацию документов воинского учёта.
- Составьте таблицу: название документа, дата окончания делопроизводства, год уничтожения (текущий + 5).
- За месяц до истечения срока подготовьте акт о выбраковке (форма 0504144).
- Уничтожение проводите в присутствии комиссии из 3 человек, оформите акт, заверьте у руководителя.
- Сохраняйте акт о выбраковке постоянно.