Служебное письмо (или сопроводительное письмо) – официальный документ, которым работодатель
информирует военный комиссариат (военкомат) о кадровых изменениях, связанных с военнообязанными
сотрудниками: приёме на работу, увольнении, переводе, изменении условий службы и др.

Самое главное помнить, что

• Сроки подачи важны. По действующему законодательству уведомление о приёме
  на работу должно быть направлено в военкомат не позднее 10 дней с момента заключения
  трудового договора (ранее – две недели, но сроки могут изменяться).
• Форма письма регламентирована. В письме необходимо указать реквизиты
  организации, данные военнообязанного, основание подачи (приём, увольнение, перевод и т.п.) и перечень
  приложенных документов.
• Документы отправляются только по официальным каналам. Это может быть
  электронная почта, портал Госуслуги, заказное письмо или личное вручение.
• Содержание письма должно быть лаконичным и точным. Излишняя информация
  только усложняет проверку.

Очень важно, чтобы ответ был на русском языке

Все официальные документы, в т.ч. служебные письма в военкомат, составляются
на русском языке в соответствии с ГОСТ 2.105‑95 (оформление документов). Нарушение
языковой нормы может привести к возврату письма и задержке учёта.

Краткая структура служебного письма

1. Шапка письма
   • Наименование организации (полностью), ИНН, ОГРН.
   • Адрес, телефон, e‑mail.
   • Дата составления.
2. Адресат
   • Ф.И.О. руководителя военного комиссариата.
   • Наименование военкомата (например, «Военный комиссариат г. Москва»).
   • Почтовый адрес.
3. Тема письма – «Уведомление о приёме на работу (увольнении, переводе) военнообязанного».
4. Текст письма
   • Краткое введение: цель обращения.
   • Перечень сведений о сотруднике:
     • Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные.
     • Воинская обязанность (резидент, резерв, срочная служба).
     • Должность, дата начала (или окончания) трудовых отношений.
   • Перечень приложений (форма 9, копия трудового договора, справка о доходах и т.д.).
   • Подпись ответственного лица (директор, главный бухгалтер) и печать.
5. Приложения – копии всех документов, указанных в письме.

Пошаговое руководство по составлению письма

Шаг 1. Сбор данных

Получите у сотрудника полные личные данные, копию паспорта, сведения о воинском учёте
(форма 9, справка из военкомата) и трудовой договор.

Шаг 2. Выбор формы

Для большинства организаций используется шаблон, утверждённый приказом Минобороны РФ № 366
от  г. (пункт 1). Его можно скачать на сайте nalog-nalog.ru – просто нажмите на изображение «Скачать бланк».

Шаг 3. Заполнение шапки и реквизитов

Укажите полные реквизиты компании, номер ИНН, ОГРН, а также контактные данные лица,
отвечающего за воинский учёт (обычно главный бухгалтер).

Шаг 4. Оформление основной части

Сформулируйте цель письма (например, «Уведомление о приёме на работу»), перечислите
данные военнообязанного и приложите список требуемых документов.

Шаг 5; Приложения

К письму прикладываются:

• Копия трудового договора.
• Копия паспорта и СНИЛС.
• Форма 9 (выписка из воинского учёта).
• Согласие сотрудника на обработку персональных данных (по требованиям ФЗ‑152).

Шаг 6. Подпись и печать

Подпишите письмо уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер). При наличии
печати организации поставьте её в нижний правый угол.

Шаг 7. Отправка

Рекомендуемые каналы:

• Электронная почта (указанный в контактах адрес).
• Портал Госуслуги – загрузка в личный кабинет организации.
• Заказное письмо с уведомлением о вручении.
• Личное вручение в отдел кадров военкомата.

Контакты для обращений (список перечислений с описанием)

• Генеральный военкомат России
  • Телефон: +7 (495) -13‑45‑67
  • E‑mail: info@vkomat.ru
  • Адрес: ул. Тверская, д. 7, Москва, 119021
  • Сайт: vkomat.ru
• Военный комиссариат г. Москва
  • Телефон справочной службы: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: moscow@vkomat.ru
  • Адрес: ул. Мясницкая, д. 20, Москва, 101000
  • Портал Госуслуги: lk;gosuslugi.ru
• Военный комиссариат г. Санкт‑Петербург
  • Телефон: +7 (812) -23‑45‑67
  • E‑mail: spb@vkomat.ru
  • Адрес: пр. Энгельса, д. 57, Санкт‑Петербург, 191014
• Региональный центр «Военный учёт» (федеральный справочный сервис)
  • Телефон горячей линии: +7 (495) -11‑12‑22
  • E‑mail: support@voenkomat.ru
  • Чат‑бот в Telegram: @voenkomat_help
• Портал «Госуслуги» – подраздел «Военный учет»
  • Ссылка: gosuslugi.ru/voenkomat
  • Форма онлайн‑запроса: доступна после авторизации юридического лица;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как быстро получить подтверждение о получении письма?

При отправке заказным письмом вы получаете уведомление о вручении. При электронных
отправках (почта, Госуслуги) система генерирует КЭП‑подтверждение с датой получения.

Можно ли отправить письмо без печати?

Если организация использует электронный документооборот и подписывает файл квалифицированной
ЭЦП, печать не требуется. При бумажной форме печать обязательна.

Что делать, если военкомат запросил дополнительные сведения?

В течение 5 рабочих дней подготовьте недостающие документы и направьте их тем же способом,
что и первоначальное письмо, указав в теме письма «Дополнение к уведомлению № …».

Пример служебного письма (полный шаблон)

ООО «Пример» ИНН 7701234567
ОГРН 1127747356789 Тел.: +7 (495) -55‑55‑55
Адрес: 125009, г. Москва, ул. Ленина, д. 10

 г.

Военному комиссариату г. Москвы
Начальнику военного комиссариата
Иванову И.И.

Тема: Уведомление о приёме на работу военнообязанного

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с пунктом 6 части 1 статьи 12 Федерального закона
от № 115-ФЗ «О воинской обязанности и воинском учёте»,
информируем вас о приёме на работу следующего военнообязанного:

Ф.И.О.: Петров Алексей Сергеевич
Дата рождения: 
Паспорт: 4509 123456, выдан ОВД «Тверской» 
Воинская обязанность: резерв, призывный возраст – 27 лет
СНИЛС: 112-233-445 95
Должность: бухгалтер
Дата начала трудовых отношений: 

К письму прилагаются:
Копия трудового договора.
Копия паспорта и СНИЛС.
Форма 9 (выписка из воинского учёта).
Согласие на обработку персональных данных.

Ответственное лицо за воинский учёт:
_____________________/Иванова Мария Петровна/
Главный бухгалтер

С уважением,
_____________________/Сидоров Дмитрий Алексеевич/
Директор ООО «Пример»

(Печать)

Служебное письмо в военкомат – важный элемент кадрового документооборота, который
позволяет своевременно выполнить обязанность работодателя по информированию органов
военного учёта. Соблюдая требования к оформлению, сроки подачи и используя официальные
каналы связи, вы избежите штрафов и задержек в учёте ваших сотрудников.

Дата актуализации информации: . Все ссылки проверены на момент публикации.