В российских организациях, где есть военнообязанные сотрудники, документооборот с военным комиссариатом, обязательная часть работы отдела кадров или специалиста по воинскому учёту. Один из ключевых инструментов, который позволяет систематизировать эту переписку и защититься от штрафов, — журнал регистрации переписки с военкоматом. В статье разберёмся, что это за журнал, как его правильно оформить и где взять актуальный образец 2026 года.
Что такое журнал регистрации переписки с военкоматом?
Журнал регистрации переписки — это учётный документ, в котором фиксируются все входящие и исходящие письма, уведомления, списки, повестки и иные документы, касающиеся воинского учёта сотрудников вашей организации. Он ведётся в произвольной форме (так как единый бланк Минобороны отсутствует), но должен соответствовать общим требованиям к делопроизводству.
- Цель 1. Доказательная база при проверке военкомата или прокуратуры.
- Цель 2. Контроль сроков ответа на требования и запросы.
- Цель 3. Упрощение ежегодной сверки военно-учётных данных.
Какие журналы по воинскому учёту уже обязательны в 2026 году
Чтобы не путать журнал регистрации переписки с другими документами, приведём краткий список обязательных журналов:
- ВУ-01 — Журнал проверок осуществления воинского учёта и бронирования граждан (Приказ Генпрокуратуры РФ № 470 от ).
- ВУ-02 — Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним (форма утверждена тем же приказом).
- ВУ-04 — Журнал оповещения гражданина о вызовах (повестках) военкомата.
- Журнал регистрации карточек формы 10 (учёт военнообязанных).
- Журнал регистрации входящих и исходящих документов (в т.ч. электронных).
Журнал «Регистрация переписки с военкоматом» не входит в число обязательных, но рекомендован Рострудом и Минобороны как «документ, упрощающий взаимодействие» и «страховка от штрафов».
Как оформить журнал регистрации переписки с военкоматом: пошаговая инструкция
Шаг 1. Изготовление книги
- Формат: А4 или А5, твёрдая обложка.
- Обязательно: пронумеровать, прошнуровать, опечатать и заверить подписью руководителя и печатью организации.
- На титульном листе указать: «Журнал регистрации переписки с военкоматом по воинскому учёту», наименование и адрес организации, год ведения.
Шаг 2. Создание формы таблицы
Рекомендуемые колонки:
| № п/п | Дата документа | Вид документа (входящ./ исходящ.) | Краткое содержание | Номер документа | Дата отправки/ получения | Ответственное лицо | Отметка об исполнении |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | исходящее | Сопроводительное письмо к списку лиц, изменивших персональные данные | 05-26/ВУ | Иванова Н.Н. | Отправлено почтой, № 12345 |
Шаг 3. Правила заполнения
- Ведите журнал только чёрной или синей пастой. Исправления заверяются подписью и расшифровкой.
- Каждый документ — отдельная строка.
- Храните журнал 5 лет после последней записи (срок установлен Приказом ФАР № 236 от ).
Какие документы регистрировать
- Исходящие:
- листки сообщения об изменении сведений (форма 3);
- списки работников для сверки с военкоматом;
- уведомления о приёме/увольнении военнообязанных;
- письма о брони военнообязанных.
- Входящие:
- повестки на сотрудников;
- требования о предоставлении списков;
- акты проверок;
- письма-ответы на ваши запросы.
Где скачать актуальный образец 2026 года
Ниже, проверенные источники, где можно бесплатно скачать шаблон журнала и другие формы воинского учёта:
- КонсультантПлюс
Раздел «Приложение № 18. Журнал проверок осуществления воинского учёта…»
www.consultant.ru - Моё дело
Обновлённые бланки редакции 1 от (Word, PDF)
www.moedelo.org - Контур.Журнал
Образцы журналов по воинскому учёту в 2025–2026 гг.
journal.kontur.ru - Администрация Санкт-Петербурга
Раздел «Типовые документы воинского учёта»
peterburg-gov.ru
Контакты для консультаций и разъяснений
- Единая горячая линия Минобороны РФ: 8 (495) -95-20-33
- Центральный военный комиссариат г. Москвы: 8 (495) -95-60-60
- Госуслуги → Воинский учёт: gosuslugi;ru/600102/1
- Электронная приёмная Генштаба ВС РФ: vuchet@genshtab.mil.ru
Краткий чек-лист для ответственного за воинский учёт
- ☐ Книга пронумерована, прошнурована, опечатана.
- ☐ На титульном листе указаны реквизиты организации.
- ☐ Создана таблица с 8 обязательными колонками.
- ☐ Все письма от военкомата зарегистрированы в день получения.
- ☐ Каждый листок сообщения сотрудника зарегистрирован и выдан под роспись.
- ☐ Срок хранения — 5 лет, журнал размещён в сейфе/запираемом шкафу.
Внимание! С ужесточены штрафы за непредоставление сведений в военкомат:
• для должностных лиц — до 50 000 ₽;
• для юрлиц — до 500 000 ₽.
Правильно ведённый журнал регистрации переписки, ваша защита от претензий проверяющих.