Ведение воинского учёта в организации – обязательная процедура, регламентированная законодательством РФ.
Одним из ключевых требований военкоматов является предоставление сведений о наличии и техническом состоянии транспортных средств, находящихся на балансе предприятия.
Ниже – подробный разбор того, какие данные необходимо собрать, как оформить отчёт и какие сроки следует соблюдать.

Почему важны сведения о техническом состоянии транспорта?

Военкоматы используют эту информацию для:

• Определения возможностей организации участвовать в подготовке и мобилизации войск;
• Контроля за выполнением военно‑транспортной обязанности (ст. 13 Федерального закона от  № 31‑ФЗ);
• Проверки соответствия транспортных средств требованиям безопасности и боеспособности;
• Сверки данных о сотрудниках‑военнообязанных, которые могут быть задействованы в качестве экипажей.

Основные нормативные документы

1. Форма 18 «Карточка учёта организации» – ежегодно подаётся в военкомат и содержит сведения об организации (ИНН, ОГРН, ОКВЭД, адрес и т.д.) и о её военно‑транспортных ресурсах.
2. Форма 10 (раздел II карточки) – детализирует данные о каждом военнообязанном сотруднике (Ф.И.О., дата рождения, образование, должность, состояние здоровья и пр.).
3. Форма 6 – используется в случаях, когда в организации нет военнообязанных сотрудников; в этом случае подаётся «нулевой отчёт».
4. Форма 11/МУ – сведения о наличии и техническом состоянии транспортных средств, запрашиваемые по требованию военкомата.

Что именно должно быть указано в отчёте о техническом состоянии?

При подготовке отчёта необходимо собрать следующую информацию по каждому транспортному средству:

• Идентификационные данные: марка, модель, год выпуска, государственный регистрационный номер (ГРН), VIN‑код.
• Технические параметры: мощность двигателя, тип кузова, грузоподъёмность, тип привода.
• Текущее состояние:
  • Пробег (км);
  • Дата последнего технического осмотра и результаты;
  • Наличие текущих неисправностей (по каждому узлу: двигатель, ходовая часть, тормозная система, электрооборудование и пр.);
  • Дата планового ТО и проведённые работы;
  • Наличие страховых полисов и их сроки действия.
• Эксплуатационные данные: дата ввода в эксплуатацию, текущий пользователь (подразделение/служебный отдел), место стоянки.
• Документы, подтверждающие состояние: акт технического осмотра, протоколы ремонта, справки о проведённом ТО.

Порядок формирования и сдачи отчёта

Сбор данных

Ответственным за воинский учёт в организации (обычно кадровик или специалист по охране труда) необходимо:

1. Сформировать реестр всех транспортных средств, находящихся на балансе.
2. Согласовать данные с отделом технического обслуживания (ТО) и бухгалтерией (для подтверждения стоимости и амортизации).
3. Обновить сведения в случае изменения (например, продажа, списание, переоформление);

Оформление документа

Отчёт можно оформить в двух формах:

• По рекомендованному образцу, доступному в КонсультантПлюс или на портале Госуслуги → Электронный военкомат.
• В виде электронного файла (Excel/CSV), если военкомат принимает данные через Электронный военкомат.

Сроки подачи

Согласно пункту 9 Положения о воинском учёте:

• Ежегодный отчёт (форма 18) – не позднее 31 декабря текущего года.
• Дополнительные сведения по запросу военкомата – в течение 5 рабочих дней с момента получения запроса.
• Сведения о изменениях в реестре (продажа, списание, изменение технического состояния) – в течение 5 дней после внесения изменений в карточку.

Самое главное помнить, что

Точность и своевременность предоставления сведений напрямую влияют на готовность организации к мобилизации и могут стать основанием для штрафных санкций. Поэтому:

• Регулярно проводите внутреннюю сверку с военкоматом (не реже одного раза в год).
• Обновляйте реестр при любом изменении (смена владельца, ремонт, изменение технического состояния).
• Храните все подтверждающие документы (акты, протоколы, страховые полисы) в течение не менее 5 лет.

Пример таблицы сведений о транспортных средствах

Как оформить обращение в военкомат

Если у вас возникли вопросы по формированию отчёта или требуется уточнение требований, используйте следующие контакты.

Контакты для обращений

• Военный комиссариат города (региональный)
  • Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: voenkomat@city.gov.ru
  • Адрес: ул. Пушкина, д. 10, офис 3, г. Москва, 119021
  • Часы приёма: пн‑пт 09:00‑17:00 (без перерыва)
• Отдел воинского учёта при Министерстве обороны РФ
  • Телефон горячей линии: +7 (495) -23‑32‑11
  • E‑mail: military.accounting@mil.ru
  • Сайт: mil.ru
• Электронный военкомат (портал Госуслуги)
  • Ссылка: gosuslugi.ru/voenkomat
  • Техподдержка: +7 (495) -23‑45‑68
  • FAQ и инструкция по загрузке отчётов – раздел «Воинский учёт».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если у организации нет транспортных средств?

В этом случае подаётся «нулевой» отчёт по форме 6, в котором указывается отсутствие ТС. При этом необходимо приложить справку из бухгалтерии о том, что в балансе организации нет автотранспорта;

Как оформить сведения о техническом состоянии, если часть ТС находится в аренде?

Указываются данные арендодателя, а также копия договора аренды и акт приёма‑передачи транспортного средства. При этом в графе «Состояние» отражается реальное техническое состояние, подтверждённое актом ТО, проведённым арендатором.

Можно ли подавать отчёт в электронном виде?

Да. С 2024 года большинство военкоматов принимает отчёты через портал «Электронный военкомат». Для этого необходимо:

1. Зарегистрировать организацию в личном кабинете на Госуслугах;
2. Загрузить файл отчёта в формате XLSX/CSV;
3. Подписать документ электронной подписью (КЭП).

Своевременное и корректное предоставление сведений о техническом состоянии транспортных средств – ключевой элемент выполнения воинской обязанности организации. Чтобы избежать ошибок:

• Назначьте ответственного за сбор и актуализацию данных (например, начальника отдела ТС).
• Внедрите в бухгалтерию и в отдел технического обслуживания единый реестр ТС.
• Проводите внутреннюю сверку с военкоматом минимум раз в год (в идеале – после каждого квартального ТО).
• Храните все подтверждающие документы в электронном виде и делайте резервные копии.

Только при соблюдении этих требований организация сможет гарантировать свою готовность к мобилизации и избежать штрафных санкций со стороны военных комиссариатов.