Организация любой формы собственности, имеющая хотя бы одного военно-обязанного сотрудника, обязана вести воинский учёт и регулярно сдавать в военкомат установленные документы. В 2025 году правила ведения учёта стали ещё строже: штрафы за нарушения выросли, а проверки стали регулярными. Ниже приведён подробный перечень документов, отчётов и контактов, которые понадобятся бухгалтеру или ответственному за воинский учёт.

Первичная постановка на воинский учёт

При открытии компании или при первом приёме военно-обязанного сотрудника необходимо в течение 14 календарных дней направить в военкомат по месту своего нахождения следующие документы:

• Карточка учёта организации (форма 18).
• Приказ о назначении ответственного лица за ведение воинского учёта (оформляется приказом руководителя).
• План мероприятий по воинскому учёту на календарный год – согласуется с военкоматом и утверждается руководителем.
• Журнал учёта карточек граждан, подлежащих воинскому учёту.
• Копия устава или учредительных документов, заверенная печатью и подписью руководителя.

При приёме или увольнении военно-обязанного сотрудника

Не позднее 14 дней после даты приказа о приёме или увольнении в военкомат передаются:

1. Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учёту (форма 1).
2. Копия приказа о приёме/увольнении (заверенная печатью и подписью).
3. Копия записи в трудовой книжке о приёме или увольнении (если есть).
4. Уведомление об изменении семейного положения, места жительства или образования – в течение 3 дней после изменения.

Ежегодные отчётные формы

До 1 января 2026 года

• Форма 6 – «Отчёт о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе».
• Форма 19 – «Сведения о численности военно-обязанных и забронированных граждан по состоянию на 1 января». Должна быть подписана руководителем и заверена печатью.
• Карточка учёта организации (форма 18) – обновляется и подаётся повторно при любом изменении штатной численности, структуры или данных о руководителе.

Дополнительные документы при бронировании

Если организация планирует бронировать сотрудников, то дополнительно предоставляются:

• Заявление о бронировании (оформляется по форме 2).
• Списки должностей, подлежащих бронированию – утверждаются региональной комиссией.
• Договор о бронировании – подписывается между организацией и территориальным органом исполнительной власти.

Хранение документов внутри организации

Все бумаги, передаваемые в военкомат, дублируются во внутреннем делопроизводстве:

• Журнал проверок состояния воинского учёта – заполняется при каждой проверке военкомата.
• Личные карточки граждан (форма 3) – хранятся в запечатанном металлическом шкафу.
• Реестр выданных и полученных документов – фиксирует дату передачи в военкомат и инициалы принявшего инспектора.

Контакты для обращений

При возникновении вопросов по воинскому учёту можно обратиться:

• Военкомат по месту нахождения организации – телефоны указаны на официном сайте Минобороны РФ в разделе «Территориальные органы».
• Единый федеральный номер Минобороны: ###-###-#### (звонок бесплатный).
• Госуслуги – раздел «Воинский учёт» (gosuslugi.ru). Онлайн-консультации и запись в военкомат без очередей.
• Электронная почта: voin_uchet@mid.ru – для юридических лиц (в теме письма указать ИНН и город).
• Консультации по бронированию – территориальные комиссии по мобилизационной подготовке при администрациях субъектов РФ.

Штрафы за нарушение

В 2025 году минимальный штраф для юридических лиц составляет 50 000 рублей за каждый случай непредоставления или несвоевременного предоставления сведений. При повторном нарушении сумма удваивается.

Чек-лист бухгалтера на 2026 год

1. Завести папку «Воинский учёт 2026» с разделами: «Первичные документы», «Отчёты», «Корреспонденция», «Штрафы».
2. До 1 марта 2026 обновить штатное расписание и подать новые формы 18 и 19.
3. Каждый квартал проверять журнал учёта карточек и своевременность отчётов.
4. Забронировать ответственного сотрудника на курсы повышения квалификации по воинскому учёту (дистанционно на платформе «Актион»).

Важно! Все образцы форм можно бесплатно скачать на сайте Гарант.ру в разделе «Воинский учёт – 2025» или в системе «КонсультантПлюс» (поисковый запрос: «воинский учёт – образцы»).