С 2026 года в России действуют новые требования к ведению воинского учёта в организациях.
Каждое юридическое лицо, в котором трудоустроены граждане, подлежащие воинской обязанности, обязано вести учёт, своевременно обновлять сведения и предоставлять в военкомат обязательные отчёты.
Ниже подробно описаны необходимые формы, сроки сдачи, способы подачи и контакты для общения с военными комиссариатами.

Обязательные отчётные формы

В зависимости от региона и специфики предприятия список обязательных документов может немного отличаться, однако в большинстве случаев требуются следующие формы:

• Форма 18 – Карточка учёта организации. Основной документ, в котором указываются все сотрудники, подлежащие воинскому учёту, их статус (на учёте, в запасе, забронированы и т.д.).
• Форма 6 – Сведения о военнообязанных. Предоставляется ежегодно, включает данные о возрасте, семейном положении, образовании и состоянии здоровья работников.
• Приложение 2 (п. 2) к Положению о воинском учёте – уведомление о заключении или прекращении трудового договора с подучётным гражданином (срок подачи – 5 дней).
• Приложение 10 к Методическим рекомендациям – отчёт о сотрудниках, которые не встали на учёт (срок подачи – 3 дня).
• Приложение 13 и 17 к Методическим рекомендациям 700 – план‑график работ по воинскому учёту (подаётся вместе с формой 18 при постановке юридического лица на учёт и ежегодно до начала нового календарного года).
• Приложение 23 к Инструкции о воинском учёте – отчёт о результатах сверки данных с военкоматом (подготовка не реже одного раза в год).

Форма 18 – Карточка учёта организации

Эта форма обязательна для всех работодателей. В ней необходимо указать:

1. Полное наименование организации и её ИНН/КПП.
2. Перечень всех работников‑подучётных лиц (фамилия, имя, отчество, дата рождения, военный билет/справка, личный номер ВС РФ).
3. Статус каждого сотрудника (на учёте, в запасе, забронирован, отложен).
4. Ответственного за ведение воинского учёта (ФИО, должность, контактный телефон).

В разных регионах могут использоваться локальные бланки, поэтому образцы следует уточнять в территориальном военкомате.

Форма 6 – Сведения о военнообязанных

Сдаётся ежегодно (обычно в начале года); Включает сведения о:

• Возрастных группах (17‑18 лет, 19‑27 лет и т.д.).
• Семейном положении и наличии детей.
• Образовании и профессиональной подготовке.
• Медицинском статусе (наличие ограничений, противопоказаний).

Прочие формы

Для корректного взаимодействия с военкоматом необходимо оформить и отправить:

• Уведомления о приёме/увольнении (Приложение 2).
• Уведомления об изменении персональных данных (Приложение 2, срок – 5 дней).
• Отчёты о сотрудниках, не встали на учёт (Приложение 10, срок – 3 дня).
• План‑график работ (Приложения 13 и 17).
• Сводный отчёт о сверке данных (Приложение 23).

Сроки и порядок сдачи отчётности

Существует два основных способа подачи документов: бумажный и электронный. Выбор зависит от наличия в регионе цифрового реестра воинского учёта.

Бумажная форма

• Все отчёты, кроме тех, которые допускаются в электронном виде, подаются в бумажном виде в территориальный военный комиссариат (военкомат) или в местную администрацию, если в муниципальном образовании военкомата нет.
• Для большинства форм (18, 6, 2, 10, 13, 17, 23) требуется подписать оригиналы УКЭП (универсальная квалифицированная электронная подпись) руководителя или ответственного лица.
• Три экземпляра формы 18 (один оригинал + два копии) следует отправить одновременно с планом‑графиком.

Электронная форма

С 2026 года юридические лица обязаны использовать два цифровых ресурса:

1. Реестр воинского учёта (Госуслуги – личный кабинет организации).
2. Реестр повесток (для отправки электронных повесток и уведомлений).

Для подачи в электронном виде необходимо:

• Иметь УКЭП руководителя и машиночитаемую доверенность (МЧД) на ответственного специалиста.
• Подготовить документы в формате PDF/X‑FDF, подписать их УКЭП.
• Загрузить в личный кабинет реестра, получив подтверждающий протокол приёма.

Ключевые сроки

Список контактов для обращения в военкоматы

Ниже указаны типовые контакты, которые могут понадобиться при подготовке и сдаче отчётных документов. Рекомендуется уточнять актуальные телефоны и e‑mail в официальных источниках вашего региона.

• Генеральный штаб РФ – Центр электронных сервисов воинского учёта
  Тел.: +7 -95 123‑45‑67
  E‑mail: info@voinskouschet.gov.ru
  Описание: Приём электронных отчётов, консультации по использованию реестра, получение образцов форм.
• Военный комиссариат города [ВашГород] (территориальное отделение управления)
  Адрес: ул. Ленина, 12, офис 3, г. [ВашГород], [Регион]
  Тел.: +7 -95 123‑45‑68
  E‑mail: voenkomat@[region].gov.ru
  Описание: Приём бумажных форм, выдача локальных бланков, приём электронных запросов через портал Госуслуги.
• Отдел кадров и воинского учёта (внутренний контакт организации)
  ФИО: Иванов Иван Иванович
  Должность: специалист по воинскому учёту
  Тел.: +7 -16 123‑45‑67
  E‑mail: ivanov@company.ru
  Описание: Внутренний координатор, отвечает за подготовку и подпись всех отчётов.
• Государственная налоговая служба – отдел контроля за соблюдением 53‑ФЗ
  Тел.: +7 -95 123‑45‑69
  E‑mail: control@nalog.gov.ru
  Описание: Консультации по штрафам за несдачу отчётности, разъяснение нормативных требований.
• Техническая поддержка портала «Госуслуги» (раздел «Воинский учёт»)
  Тел.: +7 -95 123‑45‑70
  E‑mail: support@gosuslugi.ru
  Описание: Помощь при загрузке файлов, восстановление доступа к личному кабинету организации.

Самое главное помнить, что …

• Ведение воинского учёта – прямая обязанность юридического лица. Нарушение 53‑ФЗ влечёт административные штрафы (от 20 000 руб. до 300 000 руб.) и может стать основанием для проверки со стороны ФСИН.
• Сроки подачи отчётов строго фиксированы. При просрочке штрафы увеличиваются на 10 % за каждый просроченный день.
• Электронные документы требуют квалифицированной подписи. Без УКЭП и МЧД отчёт будет признан недействительным.
• Все изменения в данных подучётных сотрудников (приём, увольнение, изменение ФИО, даты рождения, семейного положения) необходимо фиксировать в течение 5 дней.
• Если в вашем муниципальном образовании нет военкомата, отчётность сдаётся в местную администрацию. Глава муниципального образования выступает в роли комиссара.
• Своевременная сверка с военкоматом (не реже 1 раза в год) помогает избежать ошибок и последующих запросов.

Полезные рекомендации для бухгалтеров и HR‑специалистов

1. Создайте внутреннюю должностную инструкцию для ответственного за воинский учёт, включив в неё обязательные сроки и перечень форм.
2. Обеспечьте наличие машиночитаемой доверенности (МЧД) на сотрудника, который будет подписывать электронные отчёты.
3. Регулярно проверяйте актуальность шаблонов форм (скачайте их у территориального военкомата или на официальном портале).
4. Внедрите в бухгалтерию автоматизированный модуль «Воинский учёт» (например, в системе «ГлавБух»), который будет генерировать формы 18, 6 и прочие автоматически.
5. Сформируйте памятку для новых сотрудников с перечнем необходимых документов (военный билет, справка, паспорт, Жетон с личным номером ВС РФ).
6. Периодически проводите внутренний аудит данных воинского учёта, чтобы убедиться в их соответствии с данными военкомата.
7. Подготовьте протоколы приёма‑передачи отчётов: подпись ответственного лица, дата, номер протокола – это будет доказательство сдачи.

Ведение воинского учёта и сдача отчётных документов – это не просто формальная обязанность, а важный элемент обеспечения национальной безопасности и соблюдения прав работников.
Тщательная подготовка, соблюдение сроков и правильное использование электронных сервисов позволяют избежать штрафов, ускорить взаимодействие с военкоматом и обеспечить прозрачность кадровой политики компании.

При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты, а также регулярно проверяйте официальные источники (портал Госуслуги, региональные сайты военных комиссариатов) для получения актуальной информации.