В современных организациях воинский учёт является обязательной частью кадровой деятельности. От правильного выполнения этой функции зависят как законность работы предприятия, так и безопасность его персонала. В статье рассмотрим, какие задачи возлагаются на кадрового сотрудника, отвечающего за воинский учёт, как организовать процесс с учётом изменений законодательства 2025‑2026 гг., и где находятся необходимые контакты для обращения;

Позиция кадрового сотрудника в структуре организации

Если предприятие крупное, функции воинского учёта распределяются между несколькими специалистами кадровой службы. Тем не менее, в большинстве случаев ответственным за ведение воинского учёта назначается один человек – это может быть:

• заместитель директора по работе с персоналом;
• ведущий специалист по кадрам;
• инспектор по кадрам, отвечающий за военно‑учётный стол.

Назначение фиксируется в приказе, в трудовом договоре и в должностной инструкции (ДИ).

Должностные обязанности кадрового сотрудника военкомата

Обязанности формулируются в соответствии с Трудовым кодексом РФ и приказами Министерства обороны. Ниже – основной перечень функций, который рекомендуется включить в ДИ.

1. Сбор и проверка документов:
   • проверка наличия и подлинности военных билетов, временных удостоверений и справок о прохождении военной службы;
   • оформление и хранение оригиналов и копий в личных делах сотрудников.
2. Ведение воинского учёта:
   • внесение данных о военнообязанных в специальный реестр;
   • обновление сведений при изменении семейного положения, места жительства, статуса (служба, отсрочка, освобождение).
3. Взаимодействие с военкоматом:
   • предоставление направлений в военкомат для работников, не состоящих на учёте;
   • сообщение о получении повесток, изменениях в статусе и о снятии с учёта;
   • передача сведений в течение 5 дней с момента получения информации от работника;
   • проведение сверки документов и сдача отчётных форм (например, Форма № 1‑ПУ).
4. Консультирование персонала:
   • информирование сотрудников о правах и обязанностях в рамках воинского учёта;
   • помощь в подготовке документов для получения отсрочки, освобождения или перевода в резерв.
5. Контроль за соблюдением сроков:
   • отслеживание сроков подачи документов в военкомат;
   • управление процессом снятия с учёта при увольнении или переводе в другое подразделение.
6. Подготовка и сдача отчётности:
   • ежемесячные и квартальные отчёты в военкомат;
   • внутренний контроль и подготовка аналитических справок для руководства.

Самое главное помнить, что

нарушение сроков предоставления информации в военкомат (более 5 дней) может привести к административной ответственности как организации, так и её руководителей. Поэтому своевременность и точность данных – приоритетные задачи кадрового сотрудника.

Пошаговая инструкция по организации воинского учёта (2025‑2026)

1. Назначить ответственного – оформить приказ о назначении.
2. Разработать и утвердить должностную инструкцию с учётом актуального профстандарта.
3. Собрать первичные данные у всех новых сотрудников (копии военных билетов, справок).
4. Внести сведения в реестр и создать электронные карточки в системе 1С:ЗУП (или аналогичной).
5. Установить регламент обмена данными с военкоматом (по электронной почте, через портал Госуслуг, или лично).
6. Обучить персонал – провести инструктаж о том, как и когда сообщать об изменениях.
7. Контролировать сроки – вести журнал запросов и ответов, использовать напоминания в календаре.
8. Сдавать отчётность в установленные сроки (ежемесячно – форма 1‑ПУ, квартально – сводные отчёты).
9. Проводить внутренний аудит раз в год для проверки полноты и актуальности данных.

Документы, необходимые для ведения воинского учёта

• Военный билет (оригинал + копия) или временное удостоверение;
• Справка о прохождении военной службы, отсрочке или освобождении;
• Приказ о приёме на работу (с указанием категории воинской обязанности);
• Личная карточка сотрудника в системе кадрового учёта;
• Документы об изменении семейного положения (свидетельство о браке, рождении ребёнка и т.п.);
• Приказы о переводе, увольнении, снятии с учёта.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по организации воинского учёта, вы можете обратиться по следующим каналам:

• Военный комиссариат г. Москвы, отдел кадров
  Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
  Электронная почта: personnel@mil.mos.ru
  Адрес: ул. Мясницкая, д. 20, г. Москва, 101000
• Государственная информационная система «Военный учёт» (портал)
  Сайт: voinskij-uchet.gov.ru
  Телефон техподдержки: +7 (495) -23‑00‑00
• Служба поддержки 1С:ЗУП (модуль «Воинский учёт»)
  Тел.: +7 (495) -23‑45‑68
  E‑mail: support@1c.ru
• Юридический отдел вашей организации
  Тел.: +7 (495) -23‑00‑01
  E‑mail: legal@company.ru

Практические рекомендации

• Автоматизировать процесс – использовать специализированные модули в 1С, SAP HR или другие ERP‑системы.
• Вести журнал запросов в электронном виде, чтобы быстро находить дату получения и отправки сведений.
• Проводить регулярные проверки (раз в квартал) совместно с отделом внутреннего аудита.
• Обучать новых сотрудников в рамках вводного инструктажа – объяснить, какие документы им нужно предоставить.
• Сохранять конфиденциальность – информация о воинском статусе относится к персональным данным и подлежит защите.

Кадровый сотрудник, отвечающий за воинский учёт, играет ключевую роль в соблюдении законодательных требований и в поддержании бесперебойной работы предприятия. Правильно оформленная должностная инструкция, чёткий регламент взаимодействия с военкоматом и своевременное предоставление отчётности позволяют избежать штрафов и административных санкций.

Помните, что точность и своевременность – главные факторы успешного ведения воинского учёта. При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты для быстрых разъяснений.