Работодатели, бухгалтеры и кадровые службы регулярно сталкиваются с требованием представлять в военные комиссариаты две формы отчётности: первую — для сверки учётных данных и второй экземпляр списка, который остаётся в организации. Ниже ‒ подробная памятка, как составить, направить и хранить «второй список» без штрафов и претензий.

Содержание статьи

1. Зачем вообще нужны два экземпляра
2. Кто обязан формировать список
3. Какие формы использовать
4. Как заполнить: пошаговая инструкция
5. Куда отправлять и в какие сроки
6. Как и где хранить «второй» экземпляр
7. Ответственность за нарушение
8. Частые вопросы и контакты для помощи

Зачем нужны два экземпляра списка в военкомат

Согласно п. 36 Инструкции по воинскому учёту и Постановлению Правительства РФ от № 565, каждая организация ежегодно предоставляет:

• Первый экземпляр, направляется в военный комиссариат по месту постановки на учёт гражданина.
• Второй экземпляр — остаётся в делах организации в течение одного года и подшивается вместе с сопроводительным письмом и копией отправленного первого экземпляра.

Это позволяет военкомату оперативно сверять данные, а предприятию — подтвердить факт своевременной отправки документов.

Кто обязан формировать список

• Все юридические лица и ИП, у которых трудятся граждане мужского пола в возрасте от 18 до 50 лет.
• Подразделения филиалов и представительств, даже если они не имеют отдельного ОГРН.
• Обособленные подразделения, расположенные на территории другого субъекта РФ (отправляют списки в «чужой» военкомат, но всё равно сохраняют второй экземпляр).

Какие формы использовать

Как заполнить «второй список» пошагово

1. Скачайте бланк в формате MS Word (официальный шаблон доступен на сайтах Госуслуг или регионального военкомата).
2. Заполните заголовок:
   • военному комиссару (указать территориальный военкомат),
   • полное наименование организации,
   • ОГРН, ИНН, юридический адрес.
3. Внесите сотрудников по строкам:
   • № п/п;
   • Фамилия, имя, отчество;
   • Воинское звание (если есть);
   • Категория запаса (1, 2 или 3);
   • ВУС (военно-учетная специальность);
   • Категория годности (А, Б, В, Г, Д);
   • Данные военного билета (серия, №, выдавший орган).
4. Проставьте дату формирования и подписи (руководитель + ответственное лицо за воинский учёт).
5. Сформайте два идентичных экземпляра (печать/подпись на каждом).

Куда отправлять и в какие сроки

• Срок: не позднее 31 марта текущего года за отчётный предыдущий год.
• Способ:
  • лично в канцелярию военкомата,
  • по почте заказным письмом с уведомлением,
  • через электронную подпись (если военкомат подключён к Госуслугам «Электронный военкомат»).
• Регистрационный номер и дату отправки укажите на «втором» экземпляре.

Как и где хранить «второй» экземпляр

Важно: по истечении года составьте акт уничтожения (форма произвольная), утвердите руководителем и уничтожьте документ confidential way (шредер/сжигание).

Ответственность за нарушение

• Административный штраф по ст. 21.5 КоАП РФ: до 50 000 ₽ для юрлиц.
• Повторное нарушение, до 100 000 ₽ или приостановление деятельности на 90 суток.
• Риск получить претензии от трудовой инспекции и Росгвардии при проверке воинского учёта.

Частые вопросы и контакты для помощи

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли выслать список только в электронном виде?
   Пока только при подключённом «Электронном военкомате» на стороне военкомата. Во всех остальных случаях нужна бумага.
2. Что делать, если сотрудник уволился до 31 марта?
   Исключите его из годового списка. При увольнении формируйте Приложение № 2 и тоже делайте два экземпляра.
3. Как быть, если военкомат в другом регионе?
   Отправляйте заказным письмом, но второй экземпляр всё равно храните у себя 1 год.

Где получить консультацию и образцы

• Федеральный портал Госуслуг: gosuslugi.ru/vu
• Бесплатная юридическая линия «ПризываНет»: ###-###-#### (пн–пт 9:00-21:00)
• Электронная почта для шаблонов: help@prizyvnet.ru
• Реквизиты для корреспонденции: 125130, г. Москва, ул. Лётников, д. 10, офис «ПризываНет», приёмная к. 214