Федеральный закон № 53-ФЗ и Инструкция № 70 Минобороны РФ обязывают работодателей передавать в военкомат сведения о призывниках, не имеющих отметки в паспорте об отношении к воинской обязанности или о постановке на воинский учёт. Для фиксации этих действий кадровая служба ведёт специальный журнал направления граждан при отсутствии отметок. В статье разобраны требования к форме, образец заполнения, сроки хранения и контакты за консультацией.
Зачем нужен журнал
Журнал подтверждает, что:
- организация исполнила обязанность по уведомлению военного комиссариата;
- данные переданы в установленный срок (не позднее двух недель с момента выявления);
- есть юридически значимое доказательство при проверках контролирующих органов.
Обязательные реквизиты журнала
Форма не утверждена централизованно, но в практике используют унифицированный бланк «Журнал направления граждан при отсутствии отметок в паспорте об отношении к воинской обязанности», включающий:
- Номер строки (п/п).
- Ф. И. О. гражданина полностью.
- Дата рождения.
- Адрес регистрации.
- Должность / структурное подразделение.
- Дата выявления отсутствия отметки.
- Дата направления сведений в военкомат.
- № исходящего письма (или электронного сообщения).
- Ф. И. О. и подпись ответственного лица.
- Примечание (доп. сведения: повторное уведомление, ответ военкомата).
Образец заполнения
| № | Ф.И.О. | Дата рождения | Адрес рег. | Должность | Дата выяв. | Дата направл. | № письма | Подпись | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Смирнов Алексей Сергеевич | г. Москва, ул. Ленина, 12 | Инженер ОТК | Исх. № 14-ВУ | Иванова И.Н. | Первичное уведомление | |||
| 2 | Кузнецова Мария Андреевна | г. Санкт-Петербург, пр. Невский, 45 | Бухгалтер | Исх. № 15-ВУ | Иванова И.Н. | Первичное уведомление |
Пошаговая инструкция по заполнению
- Определить ответственное лицо.
Издайте приказ (локальный нормативный акт) о назначении сотрудника кадровой службы, который будет вести воинский учёт. - Нумерация и прошивка.
Журнал пронумеровывается, прошивается и скрепляется пломбой/печатью. На титульном листе ставится подпись руководителя и дата введения в действие; - Внесение записей.
Каждая строка заполняется аккуратно, без сокращений и помарок. Ошибки исправляются путём вычёркивания и заверки новой записи подписью ответственного лица. - Уведомление военкомата.
Формируется письмо в произвольной форме на фирменном бланке. Приложите копии паспортов (страницы 2–3, 5–6) и трудовых договоров. - Отражение в журнале исходящих документов.
После отправки зарегистрируйте письмо в «Журнале регистрации исходящих документов воинского учёта» и проставьте номер исходящего письма в журнале направления.
Сроки хранения и ответственность
- Бумажный журнал хранится 5 лет после окончания года, в котором были сделаны последние записи (п. 495 Перечня, утв. Приказом Минкультуры № 236).
- Электронное дублирование не освобождает от хранения бумажного оригинала.
- Нарушение порядка воинского учёта влечёт штрафы:
– для должностных лиц: от 500 до 1 000 руб. (ст. 21.2 КоАП РФ);
– для юридических лиц: от 5 000 до 10 000 руб.
Где скачать актуальный шаблон
Бесплатный бланк в формате Word и Excel:
- Журнал направления граждан (PDF, ООО «Кадры в порядке»)
- Каталог журналов по воинскому учёту (образцы 2025–2026)
Контакты для консультаций и получения помощи
Если у вас остались вопросы по заполнению или нужна помощь в подготовке комплекта документов:
- Горячая линия Минобороны РФ:
###-###-#### (звонок бесплатный, пн-пт с 09:00 до 18:00 МСК). - Федеральная служба по труду и занятости (Роструд):
###-###-####, онлайн-обращения. - Региональные военные комиссариаты:
- Москва: +7 (495) -48-02-32, e-mail: info@mvo.mil.ru
- Санкт-Петербург: +7 (812) -76-73-55, e-mail: spb@il.mil.ru
- Найти свой военкомат по адресу регистрации: gosuslugi.ru → Воинский учёт → Контакты
- Юридические консультации:
- Ассоциация юристов России – тел. ###-###-####, avtoritet.ru
- HR-эксперты «Актион-Диджитал» – тел. ###-###-####, e-mail: hr@action.digital
Краткий FAQ
Вопрос: Можно ли вести журнал в электронном виде?
Ответ: Да, но при проверке вам могут потребовать распечатку с подписью и печатью. Лучше иметь бумажную форму.
Вопрос: Как часто нужно отправлять сведения в военкомат?
Ответ: В течение 14 календарных дней с момента выявления отсутствия отметки (п. 21 Инструкции № 70).
Вопрос: Что делать, если сотрудник приносит отметку спустя месяц?
Ответ: Сделайте дополнительную запись в графе «Примечание» и уведомите военкомат о постановке на учёт.