Самое главное помнить, что журнал учёта – это официально‑утверждённый документ, фиксирующий движение военных билетов, извещений и личных карточек в пределах предприятия․ Он служит основанием для выполнения требований законодательства о воинском учёте․

Правовое основание

Ведение журнала учёта военных билетов регулируется следующими нормативными актами:

1. Приказ Минобороны России от  № 123н «Об организации воинского учёта в организациях»;
2. Инструкция по обеспечению функционирования системы воинского учёта (редакция от );
3. Трудовой кодекс РФ (ст․ 62) – обязанность работодателя проверять наличие военного билета у военнообязанного․

Цели и задачи журнала

• Контроль наличия и состояния военных билетов у всех сотрудников, подлежащих воинскому учёту;
• Фиксация поступления, выдачи и передачи документов в/из военного комиссариата;
• Обеспечение достоверности данных при проведении проверок органов военного учёта;
• Сокращение риска потери или недостачи документов․

Состав журнала

Журнал оформляется в виде книги (форма 11) или электронного реестра․ Обязательные реквизиты:

Порядок заполнения журнала

Заполнять журнал необходимо в хронологическом порядке в двух экземплярах (оригинал – в отделе кадров, копия – в бухгалтерии)․ При каждой операции следует указывать:

1. Дата поступления/выдачи документа;
2. ФИО военнообязанного;
3. Серию и номер военного билета (или извещения, личной карточки);
4. Тип операции (получение, выдача, передача в военкомат, возврат, уничтожение);
5. Наименование военного комиссариата, где сотрудник состоит на учёте;
6. Подпись и ФИО ответственного за учёт․

Ответственность за ведение журнала

За правильность и своевременность заполнения отвечает начальник отдела кадров совместно с службой внутреннего контроля․ Нарушения могут привести к административной ответственности организации и её руководителей (штрафы, приостановка деятельности)․

Как часто проверяется журнал

Контрольные проверки проводятся:

• Ежегодно – в рамках плановой проверки воинского учёта;
• По запросу Военного комиссариата;
• При проведении внеплановых проверок инспекций Трудовой инспекции и ФСБ․

Типичные ошибки и как их избежать

Самые распространённые нарушения:

1. Отсутствие записи о получении билета – фиксировать каждый документ сразу после его поступления;
2. Неправильное указание названия военного комиссариата – проверять данные в разделе IX/ VII военного билета;
3. Отсутствие подписи ответственного лица – вводить подпись в момент операции, а не позже․

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по заполнению журнала, уточнению реквизитов или требуется помощь в исправлении ошибок, обращайтесь по следующим каналам:

• Военный комиссариат г․ Инта
  Адрес: ул․ Ленина, д․ 12, г․ Инта, Республика Коми
  Телефон: +7 (8212) -3‑44‑55
  E‑mail: vk@intacommission․ru
• Отдел кадров ООО «Пример»
  Тел․: +7 (495) -23‑45‑67 (приёмная)
  E‑mail: kadry@primer․ru
  Внутренний номер: 101
• Служба внутреннего контроля
  Тел․: +7 (495) -23‑45‑68
  E‑mail: control@primer․ru
• Юридический отдел (по вопросам трудового законодательства)
  Тел․: +7 (495) -23‑45‑69
  E‑mail: legal@primer․ru

Практические рекомендации

Для упрощения работы с журналом рекомендуем:

• Вести электронный реестр в программе 1С:Зарплата и Управление персоналом с возможностью экспорта в PDF;
• Назначить ответственного за проверку записей раз в квартал;
• Создать инструкцию «Порядок заполнения журнала учёта военных билетов» и разместить её в общем доступе;
• Проводить обучение новых сотрудников отдела кадров по работе с журналом․

Ведение журнала учёта военных билетов – обязательный элемент системы воинского учёта в любой организации․ Правильное оформление, своевременное обновление и чёткое распределение ответственности позволяют избежать штрафов, обеспечить законность трудовых отношений и поддержать готовность предприятия к проверкам органов военного учёта․

Если вам нужна дополнительная информация или образцы документов (форма 11, образец заполнения), скачайте их с официального сайта Госуслуг или запросите у отдела кадров․

Дата публикации:  г․